En uppgift är inte automatiseringsvärd bara för att den går att automatisera. Det avgörande är om ett nytt arbetssätt ger tillräcklig nytta när ni räknar in införande, kontroll, felhantering och löpande underhåll.
En liten uppgift som görs ofta kan vara en bra kandidat. En större uppgift som bara förekommer ibland och kräver mycket bedömning kan vara bättre att förenkla med en mall eller checklista.
Beskriv processen så som den faktiskt fungerar
Följ ett ärende från början till slut. Vad startar arbetet? Vilka personer och system är inblandade? Var väntar ärendet på information eller godkännande? Dokumentera också det som händer utanför de formella rutinerna, till exempel ett mejl eller ett telefonsamtal.
Skilj på aktiv arbetstid och väntetid. Om ett ärende tar tre dagar men bara kräver några minuters arbete är det kanske godkännandeflödet som behöver ändras. Att automatisera registreringen löser då bara en liten del av problemet.
Ta med medarbetarna som utför uppgiften. De känner ofta till undantagen: en kund som skickar andra filformat, ett system som saknar ett fält eller en ansvarig som måste kontaktas manuellt.
Undersök fem saker innan ni väljer
Volym och återkommande arbete
Hur ofta görs uppgiften under en vanlig period? Undvik att utgå enbart från en ovanligt intensiv vecka. Finns säsongsvariationer behöver de framgå. Ett rimligt intervall är bättre än en exakt siffra som bygger på en gissning.
Tydliga regler
Går det att beskriva när processen ska starta, vad som ska kontrolleras och vad resultatet ska bli? Om olika personer gör på olika sätt kan ni behöva enas om processen innan ni bygger en automation.
Tillgängliga uppgifter
Finns informationen i ett system där den kan hämtas på ett stabilt sätt? Har posterna tydliga identiteter? Att sammanföra kunder enbart utifrån liknande namn kan skapa fel. Kontrollera också vilka åtkomster och integrationer som behövs.
Undantag och konsekvenser
Hur stor del av arbetet följer normalfallet? Vad händer om fel kund, belopp eller status förs vidare? En hög konsekvens av fel kan innebära att ett manuellt godkännande behöver finnas kvar, även när resten av flödet automatiseras.
Ansvar efter införandet
Någon behöver följa upp larm, ändra regler och kontrollera att integrationen fortsätter fungera när ett system uppdateras. Saknas en ägare kan en liten automation bli svår att underhålla.
Jämför hela arbetsinsatsen
Börja med två uppskattningar för samma period:
- Idag: antal ärenden multiplicerat med aktiv tid per ärende, plus tid för att rätta fel.
- Med automation: kvarvarande kontroll och manuell hantering, plus övervakning, felsökning och underhåll.
Skillnaden visar möjlig frigjord arbetstid. Den är inte automatiskt en kostnadsbesparing. Fråga också vad tiden kan användas till: snabbare återkoppling, färre förseningar eller mer utrymme för annat arbete.
Som ett rent räkneexempel: 80 uppgifter som tar 6 minuter vardera motsvarar 8 timmars arbete. Om kontroll och undantag efter en förändring tar 3 timmar och underhållet tar 1 timme under samma period blir skillnaden 4 timmar. Siffrorna är illustrativa, inte ett kundresultat eller en prognos för ert företag.
Ta även med engångsarbetet: kartläggning, utveckling, test, dokumentation och introduktion. Om processen snart ska ersättas kan en mindre förbättring vara mer rimlig än en omfattande integration.
Välj ett avgränsat försök
Ett bra försök kan ha en ärendetyp, en källa och en tydlig mottagare. Undvik att börja med hela kedjan från kundkontakt till betalning.
Bestäm i förväg vilka resultat ni ska bedöma. Exempel är korrekt registrerade uppgifter, hur ofta manuell kontroll behövs och hur lång tid hela uppgiften tar. Bestäm också vilka fel som innebär att försöket ska pausas.
Prova dubbletter, saknade fält och ett tillfälligt avbrott i ett anslutet system. Kontrollera att flödet kan återuppta arbetet utan att skapa samma ärende igen. Spara tillräcklig information för att förstå vad som hände, med hänsyn till vilka uppgifter som faktiskt behöver finnas i loggen.
När är det bättre att vänta?
Vänta eller förenkla först om processen saknar ägare, ändras varje vecka eller kräver omfattande manuell bedömning i nästan varje ärende. Detsamma gäller om källdata är så osäkra att en medarbetare måste kontrollera allt från början.
Ibland är det bättre första steget att rätta behörigheter, stabilisera ett nätverk eller ordna tydliga informationskällor. Då kan IT-support och en stabil IT-miljö ge bättre förutsättningar för kommande automation.
Om processen fungerar väl i grunden men har en tydlig flaskhals kan ni börja där. Se fem återkommande arbetsuppgifter som går att automatisera för konkreta exempel.
Ta med ett verkligt exempel till första samtalet
Beskriv hur uppgiften görs idag, vilka system som används, hur ofta den återkommer och vilka undantag ni känner till. Visa gärna ett anonymiserat exempel på indata och önskat resultat.
På så sätt blir diskussionen om automation för företag konkret. Kontakta VelPine om ni vill gå igenom processen och hitta ett rimligt första steg.